Automatiser sans budget, c'est possible (et même recommandé)
Pourquoi vos premiers gains ne viendront pas d'un outil à 50K€, mais d'Excel et de bon sens
Hier, le 4 mai, était la journée mondiale de Star Wars 🚀
Une journée forcément particulière pour moi… mais surtout l’occasion de rappeler qu’entre humain et technologie, il ne s’agit pas d’un choix mais d’un équilibre.
Lorsque les avocats et juristes viennent sur mon stand au RDV des Transformations du Droit, ils me demandent souvent en premier: “Que vendez-vous ?”
C’est normal, ils déambulent de stand en stand, enchainant les démos waouh et les effets d’annonce des éditeurs de CLM, d’IA juridique ou autres merveilles technologiques.
Mais lorsqu’ils arrivent sur mon stand, à la fois curieux (il faut dire que le nom suscite la curiosité aussi 🤣) et un peu lassés aussi (d’enchainer les démos et les pitch commerciaux), je leur réponds que je ne vends rien mais que je les aide à ne pas acheter. Ou à mieux acheter.
La tête qu’ils font à ce moment-là est mon moment préféré. Parce qu’ils s’attendaient à un énième pitch commercial.
Mais la vérité, c’est que 80% des directions juridiques et des cabinets d’avocats que je rencontre n’ont pas besoin d’acheter quoi que ce soit pour commencer à automatiser.
Ils ont juste besoin d’utiliser ce qu’ils ont déjà. Et de le faire correctement.
Cette édition, c’est pour vous montrer comment.
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Plongeons au plus vite dans les automatisations “maison”.
Le mythe de l’outil magique
Honnêtement, combien d’entre-vous ont déjà eu cette conversation ?
Un collègue vous dit : “Tu as vu, la DJ de telle entreprise a déployé un CLM à 100K€. Nous, on n’a rien. On galère avec notre tableur maison. On est largués.”
Ou pire, votre N+1 qui débarque après un webinaire et vous annonce : “J’ai vu une démo incroyable d’un outil qui fait tout automatiquement. Il nous le faut.”
Et vous, vous vous dites : “Mais on n’a même pas de budget pour un stagiaire supplémentaire, alors un outil à ce prix là...”
Quel est le vrai problème ? Indice, ce n’est pas le budget…
…Le problème, c’est qu’on vous a vendu l’idée qu’automatiser = acheter.
Et bien c’est faux ‼️
Automatiser, c’est d’abord éliminer la répétition inutile. Pas installer un logiciel.
Et la plupart du temps, cette répétition inutile, vous la vivez tous les jours :
Vous refaites 10 fois le même NDA parce que vous n’avez pas de modèle propre
Vous cherchez pendant 15 minutes où vous avez rangé le contrat signé il y a 3 mois
Vous relancez manuellement vos collègues sur les mêmes deadlines chaque semaine, chaque mois, chaque année
Vous répondez aux mêmes questions juridiques internes par email, encore et encore
Tout ça, ce sont des irritants. Des petits trucs qui vous bouffent 1h par-ci, 2h par-là.
Et mis bout à bout, vous avez facilement perdu une semaine entière sur des tâches qui auraient pu être automatisées avec Excel et un peu de rigueur.
Croyez moi, vous n’avez pas besoin d’outil supplémentaire. Vous avez besoin de méthode.
Ce que “automatiser” veut vraiment dire
Si vous trainez trop sur LinkedIn ces temps ci, vous êtes sans doute comme moi submergés de posts qui vous expliquent (pour la 1000e fois) que la nouvelle version de Claude ou de Chat GPT rédige vos contrats pendant que vous sirotez un café ou que 100% de votre workflow de conformité peut être automatisé sans aucune action de votre part.
Respirons un grand coup et arrêtons deux secondes de fantasmer sur l’IA magique.
L’automatisation, ça ne commence pas par un chèque de 50K€.
Ça commence par cette question toute simple : qu’est-ce que je refais 10 fois par semaine qui ne devrait être fait qu’une seule fois ?
Si vous arrivez à répondre à cette question, vous avez déjà fait 50% du boulot.
Je le répète, acheter un logiciel, ce n’est pas automatiser. C’est repeindre un mur moisi sans avoir traiter le problème d’humidité. Ce sera plus séduisant quelques instants mais le problème resurgira aussi vite qu’il a été masqué.
Alors, si vous voulez vraiment automatiser à moindre coût, ça se fait en 3 niveaux
👉 Niveau 0 : Modèles “intelligents”
Le plus basique. Le plus sous-estimé. Le plus impactant.
Un modèle Word bien fichu avec des champs variables, c’est déjà de l’automatisation.
Vous ne partez plus de zéro à chaque NDA. Vous remplissez les trous.
Petite précision: on parle bien ici d’un vrai MODELE, avec de vrais champs, les variables, les conditions (avec un code couleur ou autre), les points d’attention. Votre dernier NDA dans lequel vous surlignez en jaune quelques variables sans réfléchir, ce n’est pas un modèle, c’est un risque opérationnel ⚠️
Temps de mise en place : 1h. Gain : 2h par semaine.
👉Niveau 1 : Automatisation simple
Formules Excel qui calculent automatiquement vos délais.
Power Automate qui envoie des rappels par email.
Workflow de validation via outlook et sharepoint.
Rien de tout ça ne coûte un centime (ou presque).
Et pourtant ces “petites” automatisations peuvent faire une vraie différence. Quelques minutes de gagnées par-ci par-là qui s’accumulent et qui représentent rapidement plusieurs heures d’économisées.
Ces automatisations ont aussi deux avantages, trop souvent oubliés au détriment du seul gain de temps: la réduction du risque et la traçabilité.
Car oui, en automatisant on diminue la saisie manuelle et donc le risque d’erreur. Un nom ou un chiffre à insérer 10 fois dans un set de documents: c’est 10 fois plus de risque de faire une erreur à la main qu’en automatisant le champ concerné.
Et la plupart des workflow que l’on peut créer rapidement avec PowerAutomate offrent une traçabilité complète. Qui a fait quoi et quand, le tout enregistré dans une base de donnée sur sharepoint.
Alors, ne me dites pas qu’en tant que juriste ou avocat, vous n’aimez pas garder de traces ? 😎
👉 Niveau 2 : Outils métier spécialisés
CLM, EMS, registres digitaux, IA générative.
C’est à ce niveau-là que vous sortez le chéquier. Mais seulement après avoir validé que les niveaux 0 et 1 ne suffisent plus.
Parce que déployer un CLM quand vous n’avez même pas de modèle Word propre, c’est comme acheter une Ferrari pour aller chercher le pain au coin de la rue.
Ça fait plaisir à l’ego mais à moins que vous ayez une double vie d’influenceur à Dubaï, ça ne sert strictement à RIEN
Les outils que vous avez déjà (et que vous sous-utilisez)
Il y a une chose qui m’interpelle particulièrement à chaque fois que j’audite une direction juridique ou un cabinet 🔎
C’est que 90% d’entre eux ont déjà tous les outils nécessaires pour automatiser leurs process.
Les outils sont là. Ils sont payés. Ils tournent. Et personne ne s’en sert vraiment.
Je parle de Microsoft 365 ou de Google Workspace. Votre licence est active, votre DSI la paie tous les mois, et vous, vous utilisez Word pour taper du texte et Excel pour faire des tableaux (et moches en plus 🤣).
C’est un peu comme payer un abonnement salle de sport premium et n’utiliser que le tapis de course.
Alors regardons rapidement ce que vous avez vraiment sous le capot de votre PC.
✅ Word / Google Docs
Vous l’ouvrez pour taper. OK. Mais Word sait aussi faire des modèles avec des champs variables pré-remplis, des quick parts pour insérer des clauses en 2 clics, de l’auto-texte pour ne plus jamais retaper vos formules de politesse.
Combien d’entre vous connaissent les Quick Parts de Word ? C’est natif, c’est gratuit, et ça vous fait gagner 20 minutes par document. Mais personne ne creuse ce menu.
Tips: pensez à utiliser la fonctionnalité de dictée vocale ou à utiliser une application comme Wispr Flow.
✅ Excel / Google Sheets
Vous l’utilisez pour faire des listes de contrats, pour des tables de capitalisation ou je ne sais quoi d’autre. Très bien. Mais Excel sait aussi calculer automatiquement les délais de prescription, faire de la mise en forme conditionnelle pour voir en un coup d’oeil quels contrats arrivent à échéance, créer des tableaux croisés dynamiques pour analyser votre portefeuille de dossiers et générer des mini-dashboards de reporting pour votre DG ou vos associés.
Tout ça avec des formules. Pas avec un logiciel de Business Intelligence à 30K€.
Tips: Si vous ne maitrisez pas bien les formules, demandez à votre IA préférée ou utilisez l’extension Claude pour Excel
PS: et je ne parle pas de la petite grande majorité de juristes et d’avocats qui font tout simplement une réaction allergique dès qu’ils entendent le mot “Excel” ou “Tableur” 🤣
✅ Outlook / Gmail
Vous envoyez des emails. Normal. Mais Outlook sait aussi créer des règles automatiques (tout email de tel client va dans tel dossier), programmer des modèles d’email de relance prêts à l’envoi et paramétrer des rappels de suivi qui reviennent automatiquement dans votre boîte.
Ce n’est pas révolutionnaire mais ça réduira considérablement votre charge mentale. Et ça, c’est précieux !
✅ SharePoint / Google Drive
Vous stockez vos fichiers dessus. D’accord. Moi aussi 😎
Mais ces outils permettent aussi de créer des bibliothèques structurées avec métadonnées (type de contrat, client, date d’échéance, etc.), mettre en place des workflows d’approbation (un contrat passe de “brouillon” à “validé” à “signé”) et paramétrer des alertes quand un document est modifié ou arrive à échéance.
SharePoint peut clairement fonctionner comme un mini-CLM. Ce ne sera pas parfait, pas aussi beau qu’un vrai CLM, ça ne répondra pas aux besoins d’une boite de retail qui gère 100.000 contrats, mais c’est fonctionnel. Et déjà payé.
✅Power Automate / Google Apps Script
Celui-là, c’est le trésor caché.
Power Automate est inclus dans la plupart des licences Microsoft 365 Pro. Il permet d’automatiser des workflows entre vos applications Microsoft : quand un contrat est ajouté dans SharePoint, un email de notification part automatiquement. Quand une deadline approche dans Excel, un rappel apparaît dans Teams.
Ci-dessus: un exemple de workflow qui à partir de données d’un questionnaire (MS Forms) remplit automatiquement un modèle (MS Word), le convertit en PDF et l’envoie par email. Ce n’est pas révolutionnaire, mais si c’est une tâche que vous faites de nombreuses fois, vous gagnez un temps fou.
Power Automate, c’est du no-code. Pas besoin de développeur. Pas besoin de compétences techniques avancées. Il y a des templates prêts à l’emploi dans la bibliothèque Microsoft.
Et vous payez déjà pour. Si ce n’est pas le cas, l’option commence à 15€ / mois.
Et encore une fois, si vous ne maitrisez pas Power Automate, demandez à votre IA préférée (ou contactez-moi et on en parle 😎)
Le chiffre qui fait mal 🤒
D’après ce que j’observe en mission, la plupart des directions juridiques et des cabinets utilisent à peine 10 à 15% des fonctionnalités de leur suite bureautique.
Les 85% restants dorment. Ils sont là, disponibles, inclus dans votre abonnement.
Aucun commercial ne viendra vous les vendre. Aucun webinaire ne vous fera une démo “wahou” de Power Automate (enfin…. il se pourrait que ce soit dans les tuyaux de Legal Jedi). Ce n’est pas assez sexy. Ça ne fait pas rêver dans une keynote.
Mais c’est ce qui marche.
Parce que ces outils, vous les ouvrez déjà tous les jours. Vos équipes les connaissent. Il n’y a pas de conduite du changement à mener, pas de formation de 3 jours, pas de migration de données. Juste un effort de curiosité pour aller creuser ce que vous avez sous les yeux.
Et je le rappelle, la curiosité, c’est gratuit et terriblement efficace pour évoluer !
Pourquoi commencer petit est une force, pas une faiblesse
Vous savez combien de déploiements tech à 100K€+ échouent chaque année dans le juridique ?
Je n’ai pas le chiffre exact, mais j’en vois passer suffisamment pour savoir que c’est beaucoup. Mes 2 dernières conversations avec des avocats (un petit cabinet de 3 personnes et un autre de +200 collaborateurs) avait d’ailleurs un point commun: les 2 disposaient du même outil métier d’un célèbre éditeur juridique et les 2 étaient déçus et voulaient en changer…
Et vous savez pourquoi ils échouent ?
Pas parce que l’outil est mauvais (bon, ça peut arriver aussi, hein). Mais parce que :
Le besoin n’était pas clair (on voulait “digitaliser”, mais digitaliser quoi ?)
Le paramétrage était trop complexe (3 mois de config pour un outil qu’on utilise à 20%)
Les équipes n’ont pas été formées (l’outil est là, mais personne ne sait s’en servir)
On a voulu tout faire d’un coup (migrer 10 ans de contrats + créer 50 modèles + former 30 personnes en même temps)
Résultat : l’outil traîne dans un coin. Vous revenez à vos vieilles habitudes. Et vous avez cramé 100K€. Autrement dit, c’est un ECHEC (et MAT)
Commencer avec des solutions maison, ça permet de :
Clarifier le besoin réel. Pas le besoin fantasmé. Le vrai. Celui qui vous fait ch*** tous les jours.
Tester sans risque. Si ça marche pas, vous perdez 2h. Pas 50K€.
Former progressivement. Vos équipes apprennent à utiliser Excel, Power Automate avant de se jeter dans un CLM.
Garder le contrôle. Vous maîtrisez vos données, vos process, vos outils. Vous n’êtes pas dépendant d’un éditeur.
6 Quick Wins pour automatiser sans budget
Pour ne pas que cette édition soit interminable, je vous ai préparé une petite ressource externe avec 6 quick wins pour votre DJ ou votre cabinet.
C’est juste ici 👇
J’espère que ça vous plaira et surtout que ça vous sera utile.
Je ne promets ni la lune ni la gloire (pour ça, scrollez un peu sur LinkedIn et vous serez servis), mais juste un peu plus de fluidité et de bonheur dans votre quotidien juridique ⚖️
Vous l’aurez compris en lisant cette newsletter, ne pas avoir de budget tech, ce n’est pas un handicap. C’est une chance.
Les missions que je préfère, ce ne sont pas celles où on déploie un outil sophistiqué. Ce sont celles où le client me rappelle 3 mois plus tard pour me dire : “On a juste fait le modèle Word et l’Excel de suivi dont on avait parlé. On a gagné une demi-journée . Et maintenant on sait exactement ce qu’on veut pour la suite.”
Ces gens-là, quand ils investiront dans un CLM ou dans l’IA, ils ne se feront pas avoir. Parce qu’ils sauront ce qu’ils achètent et pourquoi.
Ne cherchez pas l’outil parfait. Cherchez le premier irritant à éliminer. Le reste, c’est de la méthode.
🚀 Que la Force du Legal Ops soit avec vous