Lorsque je travaillais chez Sienna, notre DJ était assez éclatée. 1 directrice juridique à Paris avec 1 juriste senior, 1 autre juriste senior à Londres et moi à Luxembourg.
4 personnes, 3 pays, un périmètre d’intrevention très large mais la question qui nous bloquait le plus n”était pas juridique.
C’était tout simplement: “Qui s’occupe de ça ?”
L’équipe n’est pas forcément mal organisée. Elle a juste attaqué la question de sa valeur sans avoir regardé comment elle fonctionne au quotidien. C’est de ça que je veux vous parler ce mois-ci.
Repositionner la DJ, oui. Mais sur quoi ?
Depuis quelques années, le discours a changé. Les directions juridiques ne veulent plus être vues comme un centre de coût. Elles veulent devenir business partner, prouver leur valeur, avoir leur place quand les décisions se prennent.
Je trouve ça très bien et je suis le premier à encourager les DJ à se positionner ainsi.
Mais dans beaucoup d’équipes que je croise, cette réflexion démarre alors que les fondations ne sont pas posées. On travaille la proposition de valeur à l’occasion du séminaire annuel. On construit des indicateurs pour le COMEX. Mais personne ne sait dire, sans hésiter, qui valide les contrats fournisseurs supérieurs à 10 000 €.
Les rôles ont glissé au fil des départs et des arrivées. Les compétences de chacun n’ont jamais été mises à plat. La juriste qui se débrouille très bien avec Power Automate le fait dans son coin, sans que personne ne le sache vraiment.
Et depuis un an, une nouvelle couche s’est ajoutée : des automatisations, un assistant IA pour relire les contrats, parfois un premier agent. Ils tournent tous les jours.
Problème: personne n’est chargé de vérifier ce qu’ils produisent.
Vous voyez le tableau ? On veut parler stratégie alors qu’on ne sait pas tout à fait qui fait quoi chez soi.
Ça me rappelle Luke Skywalker sur Dagobah. Il est en plein entraînement. Il fait le poirier, soulève des pierres avec Yoda sur le dos, apprend la patience (pas franchement son point fort). Puis il a une vision de ses amis en danger, et il part. Yoda le lui déconseille. Obi-Wan aussi. Il y va quand même, affronte Dark Vador trop tôt, et revient avec une main en moins.
Les DJ qui sautent directement aux questions de positionnement font un peu pareil. L’intention est bonne. Le timing, beaucoup moins. Et ce qu’on y perd, ce n’est pas une main, c’est la crédibilité. Difficile de convaincre un DG de votre valeur quand vous ne savez pas lui dire qui, chez vous, s’occupe de son sujet.
Alors avant de partir en séminaire pour réfléchir à votre positionnement stratégique, demandez-vous tout simplement: Qui fait quoi, comment et pourquoi ?
Des compétences humaines à l’encadrement des agents IA
Commençons par le Qui. C’est la question la plus simple en apparence. Et celle qu’on bâcle le plus.
Ouvrez l’organigramme de votre direction juridique. Puis comparez-le à ce qui se passe vraiment pendant une semaine. Les fiches de poste datent souvent de l’arrivée de chacun. Depuis, les périmètres ont bougé : un départ non remplacé, un sujet que quelqu’un a pris « en attendant », une spécialité qui s’est créée sans que personne ne l’acte.
Le même flou touche les compétences. On sait à peu près qui est fort en droit social ou en contentieux. On sait beaucoup moins qui maîtrise Excel, qui écrit des process clairs, qui sait animer un atelier avec les opérationnels. Ces compétences-là ne figurent sur aucune fiche. Elles font pourtant tourner l’équipe. Et il y a les compétences collectives, ce que l’équipe sait faire ensemble : absorber un pic d’activité, boucler une opération en dix jours. Celles-là, on les découvre souvent le jour où elles manquent.
Reste une question que les juristes se posent rarement : le business sait-il qui vous êtes ? Si les opérationnels écrivent systématiquement à la boîte générique ou directement au directeur juridique, c’est un signal. Ils ne savent pas à qui s’adresser. Et votre directrice ou votre directeur juridique devient, sans l’avoir choisi, le standard téléphonique de la DJ.
Et puis il y a les nouveaux venus.
En un an, beaucoup de DJ ont vu arriver des collègues d’un genre particulier. Un flux Power Automate qui classe les demandes entrantes. Un assistant IA qui fait une première relecture des NDA. Parfois un agent qui prépare des projets de réponse. Ils travaillent tous les jours, sans pause café. Ils font partie de l’équipe, que vous l’ayez décidé ou non.
Alors posez-vous la question franchement : qui les encadre ?
Qui vérifie ce qu’ils produisent ? Qui met à jour le prompt ou le playbook quand la jurisprudence bouge ? Qui s’aperçoit qu’un flux est tombé en panne il y a trois semaines et que les demandes s’empilent dans un dossier que personne n’ouvre ?
Ma règle est simple. Un agent ou une automatisation qui travaille pour la DJ a un référent humain, nommé, qui le connaît et répond de ce qu’il fait. Et il apparaît dans la même cartographie que les juristes, pas dans une annexe IT que personne ne lit. (Même R2-D2 a toujours eu quelqu’un pour veiller sur lui.)
La question qui fait disparaître des tâches
Le Quoi et le Comment, je les ai abordés en mars avec l’état des lieux. Je ne vais pas tout reprendre. Je garde une seule question de ce côté-là : chaque tâche est-elle rattachée à un process ou à un playbook ? Si la réponse est « on l’a toujours fait comme ça », notez-la. Elle va servir juste après.
Car c’est le Pourquoi qui m’intéresse ce mois-ci. Des quatre questions, c’est la plus dérangeante. Et la plus rentable.
Prenez une tâche récurrente de votre équipe et demandez-vous : que se passerait-il si on arrêtait de la faire demain ?
Parfois, la réponse fait peur. Un délai de prescription raté, un contrat signé sans validation, une amende. Très bien : la tâche a une raison d’être, et vous savez maintenant la défendre.
Parfois, la réponse est... rien. Le reporting mensuel que personne ne lit au-delà de la première page. La double validation mise en place après un incident de 2019 dont plus personne ne se souvient. Le tableau de suivi tenu à la main alors que l’outil le génère déjà.
Une par une, ces tâches ne coûtent pas grand-chose. Additionnées, elles mangent des journées entières.
Le Pourquoi a aussi une face humaine. Une tâche peut avoir peu de valeur business mais beaucoup de valeur pour celui qui la fait : elle le forme, le rend visible, lui plaît.
L’inverse existe aussi, avec des tâches à forte valeur business confiées à quelqu’un qu’elles épuisent. Les deux comptent. Une DJ qui ne regarde que la valeur business finit par perdre ses juristes.
« Tout ça, c’est bien pour une grosse direction juridique. Nous, on est trois. On sait très bien qui fait quoi. »
Je l’entends souvent. Et c’est justement dans les petites équipes que c’est le plus flou. À trois, tout le monde fait un peu de tout. Personne n’a besoin d’écrire qui s’occupe de quoi, puisque « on se parle ». Jusqu’au jour où l’un des trois part deux semaines en vacances. Ou quitte l’entreprise. Là, on découvre ce qu’il faisait.
Un test rapide : si un membre de votre équipe s’absentait un mois sans prévenir, sauriez-vous lister ce qui s’arrêterait ? Si la réponse vous prend plus de cinq minutes, l’exercice qui suit est pour vous.
Un exercice pour cette semaine
Pas besoin d’un consultant ni d’un outil pour démarrer. Il vous faut un tableau à quatre colonnes (Qui, Quoi, Comment, Pourquoi) et un peu de discipline.
Pendant cinq jours ouvrés, chaque membre de l’équipe note ses tâches au fil de l’eau. Pas de mémoire le vendredi soir : de mémoire, on oublie justement les petites tâches qui comptent. Pour chaque tâche indiquez:
Qui la fait,
Ce que c’est concrètement
Avec quel outil ou quel process, et
Pourquoi on la fait.
Les référents des automatisations et des agents remplissent aussi une ligne pour chacun d’eux. Si personne ne se sent référent d’un flux, notez-le quand même, avec un « ? » dans la colonne Qui. C’est déjà une découverte.
La semaine suivante, bloquez une heure tous ensemble. Pas plus. Mettez les tableaux côte à côte et cherchez :
les tâches sans titulaire clair
les tâches faites en double par deux personnes qui ne le savent pas
les tâches dont personne n’a su remplir la colonne Pourquoi
les agents et automatisations sans référent
Pour chacune, une seule décision : on garde, on réattribue, on automatise ou on supprime. Ne cherchez pas à tout régler dans l’heure. Vous aurez déjà une photo de votre DJ plus fidèle que n’importe quel organigramme.
C’est un exercice que je fais faire à mes clients dès le début d’un accompagnement. Il prend peu de temps et en dit souvent plus long qu’une série d’entretiens.
Et la stratégie, alors ?
Une fois la grille remplie, relisez la colonne Pourquoi de haut en bas.
Vous y trouverez ce que votre DJ protège, ce qu’elle rend possible, ce qu’elle évite à l’entreprise. Autrement dit, le début de la réponse à la grande question sur votre valeur. Elle était là depuis le départ, éparpillée dans des tâches que personne n’avait pris le temps d’écrire.
Luke a fini par retourner sur Dagobah. Vous pouvez vous épargner l’aller-retour à Bespin.
Un dernier mot avant de vous laisser. Si vous faites l’exercice, répondez à ce mail avec la tâche (ou l’agent) que vous avez découverte sans responsable. Je lis tout, et je partagerai quelques réponses, anonymisées, dans l’édition de décembre.
Si cette édition vous a parlé, transférez-la à un ou une collègue qui en a besoin :
Que la Force du Legal Ops soit avec vous 🚀