L'Ascension des Legal Ops - Episode 2

Transformation: Ne mettez pas la charrue avant les bœufs !

Bonjour à tous et bienvenus dans cette Newsletter #2 de “L’Ascension des Legal Ops” ! Et je fais déjà exception à la règle en la publiant avec 1 jour de retard (shame on me 😱).

Vous êtes déjà plus de 100 abonnés à l’attendre avec impatience ! Un grand merci à tous, cela nous motive d’autant plus !

Dans cette newsletter, pas de chichi, pas de blabla. On est pas là pour manier le sabre juridique dans le vide, mais pour vous guider sur le chemin de la Force grâce aux Legal Ops.

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Alors que chaque jour qui passe réserve son lot de nouveautés, de surprises et d’évolution technologique, je vous propose dans cette newsletter de faire un peu machine arrière 😱

Ou plutôt de vous rappeler qu’en terme de transformation de votre Direction Juridique ou de votre cabinet d’avocats, il est inutile (voire dangereux) de vous précipiter.

Prendre son temps, structurer et planifier le changement sont essentiels pour que ce changement soit synonyme de succès…

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Si vous êtes ici, c’est que vous venez sans doute de l’une de ces planètes:

🌍 Coruscant: une direction juridique solide, mais débordée, qui jongle entre conformité, contrats et urgence business, sans jamais trouver le temps de souffler et encore moins d’optimiser ses process

🌍 Mustafar: une DJ en pleine construction (ou qui n’existe pas encore !), cherchant à poser des bases solides et efficaces sans tomber du côté obscur de l’improvisation

🌍 Alderaan: un cabinet d’avocat, qui veut dépasser le simple conseil et offrir à ses clients des solutions plus fluides, plus tech, plus stratégiques

🌍 Naboo: Une LegalTech, qui innove sans relâche pour permettre aux juristes de trouver l’équilibre mais veulent mieux comprendre le marché juridique et ses véritables défis avant de partir à l’assaut

D’où que vous veniez, vous êtes ici chez vous. Chaque mois, on parle d’outils, de compétences et de mindset pour structurer, optimiser et moderniser votre pratique. Loin des théories fumeuses, on s’attaque aux vrais défis et on vous apporte des solutions actionnables.

🔥 Si cette newsletter vous parle, partagez la avec vos alliés ! Plus nous serons nombreux à bâtir des pratiques juridiques efficaces, plus la Force des Legal Ops grandira.

📖 Au programme de ce mois-ci :

✅ Legal Ops: Transformation, ne mettez pas la charrue avant les bœufs !
✅ Portrait: Daria Viktorova, la juriste qui met l’IA dans vos vies
✅ Legaltech: Back to basics avec les suites bureautiques
✅ Skills: Le Langage clair, un impératif pour tous
✅ Astuce tech: Chat GPT + Whimsical

De diffuser l’esprit Legal Ops, notre mission est !

A présent, embarquement (enfin !) pour les sujet du mois

Legal Ops: Transformation, ne mettez pas la charrue avant les bœufs !

C’est parti ! Vous vous lancez enfin dans la transformation de votre DJ ou de votre cabinet. Vous avez des idées plein la tête, vous mourrez d’impatience de montrer les premiers résultats à vos collègues.

Alors, la tête baissée, fixé sur vos objectifs, vous foncez. Nouveaux outils, nouvelles méthodes de travail, nouvelle organisation de l’équipe, budget XXL pour cette transformation. En quelques semaines, vous avez radicalement transformé votre DJ.

Ou du moins, c’est ce que vous pensiez, jusqu’à ce que les premiers problèmes se présentent. Des outils qui ne fonctionnent pas comme prévu, une nouvelle organisation plus complexe que l’ancienne, des équipes mal embarquées dans le projet et un budget qu’il va falloir rallonger pour corriger tout ça.

Pourquoi ? Tout simplement car vous êtes allés trop vite, trop dans les grands projets.

Avant de gravir l’Everest, faites vous un petit 3,000m puis un 4,000m avant d’attaquer le plus haut sommet du monde

Voici quelques petits conseils très simples pour ne pas mettre la charrue avant les bœufs:

✅ Sondez, interrogez, discutez avec votre équipe et les autres équipes pour connaître leurs besoins et leurs envies. Vous serez souvent surpris de découvrir que ce n’est pas ce à quoi vous pensiez. A partir de cette boîte à idée, commencez à organiser, classer et hiérarchiser les idées.

✅ Commencez petit et impactant. Trouvez un élément dans les différentes idées qui est un véritable frein à l’efficacité et qui peut être très facilement amélioré. Ce sera votre premier petit projet. Une fois accompli, bonjour le “Quick Win”. Cette petite victoire qui a un fort impact moral. Vos équipes seront satisfaites, plus aptes à aborder un projet plus important. Facilement illustrée grâce à des KPIs clairs, votre direction et votre DAF sauront apprécier le changement et vous encourager pour la suite.

✅Respectez l’ordre: Human, Process, Tech. Ne cherchez pas à amorcer le changement en modifiant la technologie en place. Travaillez d’abord sur l’organisation des gens, leurs compétences, leurs aspirations. Ensuite abordez les processus. Listez les, analysez les, identifiez les axes d’amélioration et suivez les. Une fois ces étapes accomplies, alors vous pourrez passer à la transformation technologique. Modifiez l’ordre, c’est accroître grandement le risque d’échec de votre transformation.

✅ Prévoyez le temps et l’argent. Un projet de transformation ne se fait pas du jour au lendemain, c’est un travail de longue haleine. Sachez voir à long terme et armez vous de patience et de persévérance. Et comme le temps, c’est de l’argent, n’oubliez pas de considérer l’impact budgétaire du temps consacré à votre projet. Mieux vaut demander 120 à votre DAF et finir en ayant dépenser 100, que de demander 100 et venir quémander une rallonge en cours de projet (cela risque de refléter une mauvaise gestion du projet et de nuire à sa réussite)

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Portrait: Daria Viktorova, la juriste qui met l’IA dans vos vies

S’il ne devait y avoir qu’une juriste à suivre, ce serait elle: Daria Viktorova. Responsable juridique groupe chez Daregal, membre du groupe Scientifique IA et experte de la commission Managers de l’AFJE, Daria est également formatrice IA pour les professionnels du droit.

Mais au delà de ce magnifique parcours, c’est avant tout ce qu’elle incarne dont tout juriste devrait s’inspirer.

🧐 LA CURIOSITE

Piquée au vif dès les premières annonces de l’IA générative (grand public), sa curiosité l’a poussée à aussitôt s’y intéresser. Pour comprendre, pour prendre du recul, pour se faire son propre avis, pour explorer. On entend souvent qu’il faut sauter dans le train pour ne pas rester à quai, Daria a pris place dans la locomotive !

🧙 LE PARTAGE

Daria partage avec moi cette conviction que la transmission des connaissances est notre plus grande richesse.

C’est pourquoi malgré un emploi du temps extrêmement chargé (je ne sais toujours pas comment elle fait), elle consacre plein d’énergie à partager. Du partage de ressources extrêmement utiles sur LinkedIn, à sa Newsletter incroyable en passant par toutes les conférences, webinaires et autres évènements où elle intervient, Daria a mis l’IA dans sa vie mais dans la votre aussi !

👩‍🏫 LA FORMATION

Puisque le “simple” partage ne suffisait pas, Daria s’est attaqué à un élément essentiel de votre évolution: la formation.

Grâce à des formation accessibles, dédiées aux professionnels du droit, d’un contenu très pratique et actionnable, elle transmet non seulement ses connaissances mais également un savoir-faire pour VOUS faire évoluer dans votre pratique du droit.

IA & Droit: Comprendre, Former et Anticiper

Bref, comme son profil LinkedIn l’indique si bien avec “Comprendre, Former et Anticiper”, Daria incarne la juriste de demain par excellence !

Et vous savez quoi ? J’ai l’immense honneur d’avoir Daria comme membre du Conseil des Jedis, au sein duquel elle apporte sa vision et son expérience de l’IA dans le droit. Un grand merci à elle donc !

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Legaltech: Back to basics avec les suites bureautiques

Vous rêvez d’automatiser une partie de vos processus ? Vous rêver d’utiliser enfin une solution Legaltech ? Je vous comprends, je suis pareil 😇

Mais comme nous l’avons vu au début de cette Newsletter, il est inutile de viser trop grand au début et il faut vous attaquer aux processus avant la technologie.

Et si je vous disais que la réponse à plusieurs maux de votre DJ ou de votre cabinet est juste sous vos yeux ? Et si je vous disais que c’est gratuit en plus ? Une blague, une hallucination (c’est tendance il paraît 🤣) ? Pas du tout !

La solution c’est votre suite bureautique 🖥️

Oui oui, vous avez bien lu: votre suite bureautique. Alors je m’excuse auprès des membres de la team Google, mais je vais parler principalement de Microsoft car c’est ce que je connais (et “maîtrise”) un peu mieux.

Votre suite office, comme MS 365 donc, ne se résume pas à un outil de traitement de texte (Word), un tableur (Excel), un outil de présentation (PowerPoint) et votre messagerie (Outlook). Non. C’est tout un écosystème de solutions et d’applications internes à ces solutions qui communiquent entre elles, qui interagissent les unes avec les autres dans un seul but: accroître votre productivité. Et je ne parle pas de Copilot (dont les avis sont très partagés) ici, juste des solutions et applications.

Votre suite bureautique regorge de fonctionnalités et de petites applications très utiles au quotidien. Voici une petite sélection:

✔️ Les approbations: que ce soit dans MS Teams ou dans Sharepoint, il existe une app “approbation” qui vous permet de créer en quelques clics des workflows de validation. Depuis Sharepoint, un clic droit sur un document vous permet de demander une validation à une autre personne de votre organisation. Idéal pour faire valider un document par votre supérieur (sans polluer vos boîtes email respectives)

✔️Les rappels dans MS List: vous voulez vous créer un CLM de base à moindre coup ? Utilisez MS List. Similaire à Excel (sans les calculs complexes), il permet d’organiser des données et de les présenter de manière intuitive sous forme de tableau, de cartes ou de listes. Et pour vos champs de “date” un simple clic vous permet de paramétrer des rappels. L’outil parfait pour vos dates de renouvellement ou de résiliation de contrats

✔️ Les formulaires MS form: que ce soit pour collecter des retours d’expérience de vos collaborateurs ou pour recevoir des données qui seront ensuite exploitées dans d’autres app de votre environnement Microsoft, les formulaires Microsoft s’avèrent très utiles dans de nombreuses situations.

✔️Power Automate: plateforme d’automatisation interne à Microsoft, elle permet de créer des flux automatisés entre les différents outils Microsoft. Rangement automatique des PJ d’emails, workflow de validation, etc. Grâce à une bibliothèque très riche de modèles prêts à l’emploi, vous trouverez à la fois des réponses à vos problèmes mais aussi des idées d’automatisations auxquelles vous n’aviez pas pensé (et peut-être même les fameux “quick win” pour impressionner vos équipes)

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Skills: Le langage clair, un impératif pour tous

A peine 1 an après m’être moi-même formé au langage clair et au Legal Design grâce à la formation de l’EDHEC Augmented Law Institute, j’ai décidé de me lancer à mon tour dans la formation au Luxembourg.

Lors ce cette demi-journée de formation, les professionnels du droit qui étaient présents venaient d’horizons variés (cabinet d’avocat, banque, secteur privé et public) mais avaient tous la même conviction: communiquer en langage clair est un impératif.

Je pourrais dédier une Newsletter entière au langage clair, mais l’objectif aujourd’hui est simplement de vous expliquer pourquoi vous devez adopter la méthode du langage clair.

Si ce n’était qu’un gadget, nous n’aurions pas une norme ISO dédiée à ce sujet

En effet, les avantages sont nombreux et variés. Autant de raisons de vous y mettre sans tarder. Et pour vous convaincre, voici quelques-uns des principaux avantages:

⚙️ Avantages techniques / opérationnels

• Réduction du risque d’ambiguïté juridique (bye bye le schmilblick)

  • Un texte clair limite les interprétations divergentes (même histoire différente version)

  • Moins de contentieux liés à des formulations floues (se battre pour un mot c’est bête quand même)

• Amélioration de la qualité rédactionnelle (c’est beau non)

  • Des phrases mieux structurées pour une pensée juridique plus rigoureuse (et on aime la rigueur nous les juristes)

• Gain de temps dans les échanges (et le temps c’est…de l’argent)

  • Moins de mails, d’appels ou de réunions pour “expliquer le document” (bref moins de réunion inutiles)

  • Moins de relectures nécessaires (pas de version 12.4.bis.clean)

• Facilite la collaboration interprofessionnelle

  • Vos partenaires non juristes (compta, RH, IT, clients, etc.) comprennent mieux et plus vite (que demander de plus)

• Rend les documents juridiques plus facilement traduisibles (pour les juristes internationaux)

  • Le langage clair évite les lourdeurs intraduisibles (ou quand Deepl ne comprend rien à votre texte)

💼 Avantages business / stratégiques

• Renforce la relation client (5 ⭐ sur Google)

  • Un client qui comprend, c’est un client qui a confiance (ou qui part en courant)

  • On valorise le rôle de conseil (empathie) et pas de technicien du droit (frime)

• Valorise l’image du cabinet ou de l'entreprise (5 ⭐ sur Google encore)

  • Une communication claire reflète la compétence, la pédagogie, la maîtrise (et oui Nonobstant n’impressionne que vous)

• Accélère les prises de décision (Aussitôt dit aussitôt fait)

  • Un client ou une direction qui comprend plus vite c’est une décision plus rapide (workflow TGV)

• Optimise l’expérience utilisateur des documents (vive l’UX dans le droit)

  • Contrats, CGV, notes d’information : plus agréables à lire donc mieux et davantage utilisés (vous allez enfin savourer lire des CGV)

• Rend les outils IA plus performants (C’est trendy paraît-il l’IA)

  • Un texte clair est mieux interprété par les intelligences artificielles (et donc moins d’hallucinations)

🌍 Avantages humains / culturels / éthiques

• Renforce l’accessibilité au droit (Peace for all)

  • Permet à chacun de comprendre ses droits et obligations, sans forcément avoir un Bac +12 en droit (nul n’est censé ignorer la loi…sauf si on n’y comprend rien)

• Répond aux attentes sociétales (Bonjour la RSE)

  • Le langage clair s’inscrit dans une culture d’ouverture, d’intégrité et de responsabilité (que de beaux mots)

• Améliore la confiance des justiciables (c’est vous les justiciables)

  • Un langage juridique clair favorise une justice perçue comme plus équitable (c’est quand même mieux non ?)

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Astuce tech: Chat GPT + Whimsical

Qui d’entre vous ne s’est jamais retrouvé devant une clause d’un pacte d’actionnaire ou un article de statuts, bourré de définitions, de parties, de dates, de délais, au point d’être tout simplement pas en mesure d’appliquer ladite clause ou ledit article ?

“Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours”

Napoléon Bonaparte

Alors pour remédier à cela, il y a une technique que j’aime beaucoup (testée et approuvée très récemment en plus):

L’utilisation de Whimsical depuis Chat GPT

Vous connaissez tous Chat GPT, je passe. Quant à Whimsical c’est outil qui permet de créer des mindmaps (cartes mentales), des flowcharts, des schémas, etc.

Et devant une clause ou un article comme celui dont je vous parle, un schéma, c’est souvent très utile. Alors pour vous aider à mettre en application la fameuse clause, voici les étapes à suivre:

👉Insérez votre pacte ou vos statuts dans Chat GPT (version pro ou team et en désactivant le partage de vos données bien sûr)

👉 Faites un prompt expliquant le contexte de l’opération et votre difficulté à mettre en pratique la clause X ou l’article Y

👉 Demandez à Chat GPT de vous l’expliquer en langage clair (et il est très doué pour ça), de façon structurée et ordonnée, mais sans rien enlever à la portée juridique, à l’identification des parties concernées et aux étapes clefs

👉 Après avoir déjà eu une meilleure compréhension de tout ce binz juridique grâce à la réponse obtenue, demandez à Chat GPT de vous l’expliquer par un schéma en appelant l’application Whimsical dans votre prompt

👉 Pour cela taper “@” dans votre prompt et entrez “Whimsical”. Vous verrez alors apparaître l’application dans la liste des propositions. Cliquez dessus, envoyez votre prompt et laissez opérer la magie

👉 Vous obtiendrez alors un beau schéma et le lien pour l’ouvrir depuis le site de Whimsical ou vous pourrez le relire, corriger, améliorer (la version gratuite étant largement suffisante pour ce genre de cas)

Personnellement, j’adore et je m’en sers très souvent dès qu’il est question de process, d’étapes ou de délais dans un texte juridique complexe.

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Si vous êtes arrivés jusque ici, c’est que la Force est bien avec vous !

Nous savons bien que même les plus grands Jedi peuvent parfois être tentés par le côté obscur. Dans ce cas, résistez et n’hésitez pas à faire appel à nous pour retrouver la voie de la Force.

Legal Jedi vous accompagne dans tous vos projets de transformation (et de création !), de digitalisation et d’innovation:

👉 Sélection et déploiement de solutions LegalTech, IA

👉 Optimisation et automatisation des process

👉 Repositionnement de la fonction juridique et stratégie

👉 Conduite du changement, montée en compétence et formation

👉 Structuration de fonction juridique internalisée ou externalisée

👉 Gestion de projets, gestion de crise (ou les 2🤣)

👉 Legal Design et communication impactante

Que vous ayez un besoin bien identifié ou que vous vouliez simplement échanger avec nos équipes, n’hésitez pas à nous contacter juste ici 👇

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Et pour faire grandir toujours plus la Force qui est en vous, vous pouvez consulter nos autres ressources:

Que la Force des Legal Ops soit avec vous !