Bonjour à toutes et à tous,
J’espère que vous allez bien, que vous avez passé un bel été reposant. Les heureux parents sont sans doute partis en juillet ou en août, quand tout est blindé et hors de prix, mais pas le choix avec l’école.
Pour les autres, peut-être allez-vous profiter de la rentrée pour au contraire partir en septembre et savourer un été indien au calme.
Avec trois jeunes loustics en primaire et au collège, mes congés à moi étaient durant la haute saison ! Et C’est la reprise depuis un moment déjà😍
Rassurez-vous je ne vais pas vous raconter, comme beaucoup sur LinkedIn en ce moment, que j’ai longuement réfléchi au sens de la vie et que j’ai eu une illumination un soir et que je change de trajectoire🤣
Mais je vais tout de même vous raconter une partie de mes vacances. Pas simplement pour le plaisir mais parce que cette partie résume très bien tout ce que je vous ai partagé depuis le début d’année à propos des projets de transformation …
Euuu, vous cherchez le rapport ?
Je vais vous le dire: au mois de juillet, nous avons avec ma femme et nos 3 enfants, effectué une randonnée dans les Alpes. 5 jours, 4 nuits, en totale autonomie (tente, repas, etc) dans le massif des aiguilles rouges.
Si vous ne connaissez pas, c’est le massif juste en face du Mont-Blanc. Un endroit magnifique avec une vue incroyable sur le Mont-Blanc et une nature préservée.
C’est aussi là que se trouve le Mont Buet (surnommé le “Mont Blanc des Dames”) culminant à 3,096m et dont nous avons aussi accompli l’ascension en famille.
Mais pourquoi je vais vous raconter cette aventure ?
Car préparer une telle expédition, c’est exactement la même chose que de préparer un projet de transformation dans votre direction juridique ou votre cabinet d’avocats.
Il faut prendre en compte les parties prenantes, avoir une roadmap avec des jalons, prévoir le matériel, anticiper les obstacles, etc. Bref, organiser cette randonnée, c’était un projet Legal Ops version vacances 😎
Alors, c’est parti pour une petite aventure entre les hauts sommets et la gestion de projet !
Les parties prenantes
Etape incontournable de tout projet: cartographier les parties prenantes. Qui sont les sponsors, les référents, ou les opposants. Chacun a un rôle à jouer dans votre projet et aucun ne doit être laissé de côté.
Y compris les opposants ! Ecouter (pas seulement entendre) leurs craintes, leurs doutes et en tirer des conséquences est primordial.
Pour notre escapade montagnarde, c’est ma femme qui a joué un double rôle:
Celui de sponsor car c’était son idée de renouveler l’expérience 5 ans plus tard (oui nous avions déjà fait la même randonnée, sans le sommet, il y a 5 ans, avec nos 3 enfants qui avaient 3, 5 et 7 ans alors)
Et celui de résistant car au fond d’elle, elle DETESTE la randonnée en autonomie et les nuits humides dans la tente 🤣
Connaitre ses craintes (le froid, l’humidité, la difficulté du parcours) a été très important en amont, pour mieux préparer l’itinéraire, adapter le matériel et la rassurer.
Les enfants ont joué le rôle d’ambassadeurs. Motivés de la première heure, ils ont voulu connaître le parcours, comprendre les passages difficiles, challenger nos décisions. Et nous encourager quand nous étions HS.
A la fin du parcours, nous étions tous fiers d’avoir réussi et ma femme a dit: PLUS JAMAIS 😇 (elle avait dit la même chose à la fin de chacune de nos randonnées)
La Roadmap (le plan quoi)
Aucun projet de transformation ne débouche sur le ou les objectifs fixés, si vous n’avez pas un plan pour y arriver.
Quand je parle de plan, imaginez vraiment une carte, précise, sur laquelle vous indiquez les étapes avec des infos sur chaque étape. Votre plan de transformation comporte aussi des jalons, indique les parties et les outils impliqués à chaque étape et les critères de réussite de chacune des étapes.
Prendre le temps de mettre à plat votre plan n’est ni accessoire, ni une perte de temps. C’est la clef du succès de votre projet.
Dans toutes mes missions, je pose la question de la roadmap.
A t’elle été faite ?
Si oui, je challenge toujours le comment pour m’assurer qu’elle tient la route.
Sinon, je suggère toujours de commencer par là avant de transformer ou déployer quoi que ce soit.
Il y a 5 ans, nous avons commis l’erreur de ne pas faire ce plan. Nous avions l’itinéraire complet en tête mais pas le découpage par étape. Or les enfants (et le poids de nos sacs) ont fait que nous avons été beaucoup plus lents que prévus.
Chaque soir nous étions en retard, arrivions dans des refuges sans réservation.
Cette fois-ci, nous avons pris le temps de bien découper tout l’itinéraire, étape par étape. Cela nous a permis de bien voir la distance et le dénivelé de chacune, de prévoir 2 nuits au même refuge pour réaliser l’ascension du Buet sans nos gros sacs à dos.
Nous savions quelle étape nécessitait un départ plus tôt ou au contraire laquelle était plus courte et moins fatigante.
Conclusion: nous avons pu suivre notre itinéraire à la lettre, sans retard, et avec une bonne gestion de l’effort.
Les outils
Dans un projet de transformation, il est souvent question de digital, d’outils. Mais lequel choisir ?
Faut-il investir dans le tout dernier CLM hyper puissant dont tout le monde parle ? Ou au contraire se construire son petit CLM maison avec MS 365 et power automate ?
Il n’y a pas de réponse toute faite à cela. Mais il y a un principe fondamental à respecter: les outils choisis doivent correspondre à VOTRE besoin. Pas à celui du voisin.
Choisir un outil Legaltech surdimensionné, c’est la garantie d’ajouter une couche de complexité digitale à votre organisation. Oui vous serez ans doute plus “digital” mais vous risquez de complexifier vos process, de les alourdir.
Alors que vous recherchiez exactement l’inverse.
Au contraire, si vos outils ne collent pas assez à votre besoin, vous en atteindrez trop vite les limites. Vous essaierez de contourner, de rajouter une autre couche de digital par dessus.
Ou pire, vous finirez par ne plus l’utiliser et vous aurez perdu votre temps et du budget.
Quand vous vous apprêter à marcher pendant 5 jours, la question est exactement la même. Il faut prévoir TOUT le matériel obligatoire pour NOTRE besoin. On oublie pas la tenue imperméable par exemple.
Et en même temps, on ne prend pas de superflu. Car chaque gramme compte. Et vous avez beau faire tous les efforts du monde, votre sac semblera toujours trop lourd 🥵
Alors on sélectionne avec précaution. On investit sur certains vêtements techniques car plus léger et moins encombrant. Et parfois on prend la tente un peu plus lourde mais qui est nettement moins chère que la version ultra light.
Tout est question de compromis.
Résultat:
Maman: Sac de 50+10 litres (environ 15 kg)
Papa: sac de 90 +10 litres (environ 25 kg)
Enfants de 10 et 12 ans: sac de 50 litres (environ 8 kg)
Enfant de 8 ans: sac de 30 litres (environ 6 kg)
Tous les sacs étaient “un peu trop lourd” mais nous n’avons manqué de rien et étions protégés lors des averses et orages ⛈️🌦️. Rien n’a été porté inutilement non plus, donc mission sac réussie 👍
La gestion des imprévus
Je suppose que, comme moi, vous n’avez jamais vécu de projet qui se déroule de A à Z, sans le moindre imprévu ou petit couac ?
Après tout, ce ne serait pas aussi intéressant et palpitant 🤣
Un aspect technique mal anticipé, un retard de livraison, un bug, etc. Bref, toutes ces choses qui viennent parsemer votre plan si bien dessiné et mettre votre patience et vos nerfs à rude épreuve.
On ne peut pas les éviter ! Mais on peut mieux les anticiper; pour mieux les surmonter.
La clef réside dans deux choses: l’anticipation et la flexibilité.
L’anticipation en prenant le temps de se demander à l’avance où pourront être les points de blocage, quel sera l’impact et quel sera le plan B dans si cela se produit. Au mieux, l'obstacle ne survient pas et le projet suit son cours. Et si l’obstacle survient, vous saurez comment réagir et limiterez les conséquences.
La flexibilité en gardant toujours de l’espace pour ces imprévus. Ne pas avoir un plan trop carré, trop rigide n’est pas un manque de rigueur. C’est la preuve d’une bonne gestion des imprévus. Vous gardez ainsi toujours une marge de manœuvre. Prévoir du temps supplémentaire, du budget de réserve, des ressources optionnelles.
En randonnée, le principal imprévu est bien souvent la météo. Alors pour mieux anticiper, oubliez l’application météo de votre smartphone !
Direction le bureau des guides avant le départ pour avoir le bulletin d’altitude détaillé et lorsque nous passions en refuge, nous demandions aux gardiens les prévisions détaillées également.
Cela nous a permis d’ajuster nos horaires de départ, d’arrivée et le matériel nécessaire pour chaque étape.
Un exemple concret: lors de notre ascension du sommet du Buet, nous passions la nuit précédente et suivante en tente près du refuge. En principe, les tente doivent être démontées ou abaissées pour ne pas polluer la vue. Mais de forts vents et l’orage étant prévus, nous avons demandé l’autorisation de les laisser montées et levées. Cela a permis de garder nos affaires au sec et de trouver un nid tout sec à notre retour.
La communication
Un projet qui reste un secret et dont personne ne célèbre l’avancement ou la réussite a un côté grisant.
Un projet réussi dont personne n’entend parlé, vous empêchera aussi d’obtenir le budget pour en accomplir un autre, freinera l’adoption le jour où il sortira de votre périmètre.
Communiquer est donc essentiel. Mais pas n’importe comment ! Il ne faut pas transformer la moindre étape franchie en fête nationale, et inversement l’accomplissement du projet dans sa totalité mérite une communication bien calibrée et à la hauteur du succès.
Il est donc important de communiquer régulièrement, de faire le point à chaque étape. Cela permet aussi faire des ajustements. En regardant ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré pour la prochaine étape.
Avec des enfants, les encouragements sont nécessaires pour les faire avancer. Les tenir informés de la progression, des cols et des parties techniques accomplies avec succès.
Mais il faut aussi rester lucide. Ne pas trop célébrer un avancement à plat juste avant une montée difficile. Ne pas s’attarder sur ce qu’il reste à marcher, mais plutôt sur ce qui a déjà été accompli.
A la fin de chaque étape, nous prenions un temps pour les féliciter de leur journée, des efforts fournis mais aussi pour les prévenir des difficultés du lendemain, de la fatigue qui s’accumule et de l’importance de bien se reposer.
Au bout du compte, le moral a tenu tout au long des 5 jours. Il y a bien sûr eu des hauts et des bas, des “j’en peux plus” ou “c’est trop long”. Mais jamais très longtemps. Tout le monde a vécu sa propre expérience avec bonheur, et c’est le plus important.
Pour conclure, je ne vais pas vous dire que cette aventure a été une révélation ou un apprentissage unique sur la gestion de projet. Je ne vais pas non plus vous faire le top 10 des meilleures ou des pires décisions de ce projet.
Je voulais simplement vous partager une expérience qui illustre comment certaines aventures personnelles peuvent enrichir vos compétences professionnelles et vice-versa.
Et si je devais en tirer un bilan, le voici:
5 jours, 37.5km et 3.800m D+ parcourus
Un sommet à 3,096m atteint
Un itinéraire bouclé en entier, dans le temps prévu
De la difficulté, de la sueur et des orages
Mais surtout beaucoup de bonheur
Et l’envie de recommencer au plus vite
J’espère que ce petit partage d’aventures vous aura permis de mieux comprendre les aspects principaux de la gestion de projet.
Mais j’espère surtout qu’il vous aura donné envie, de vous lancer vous aussi dans la découverte des aiguilles rouges.
Dans tous les cas, que vous cherchiez un itinéraire pour votre fonction juridique ou pour votre prochaine randonnée, je sera ravi d’échanger avec vous ! Sur les 2 sujets s’il le faut 😎