Evoluer sans roadmap, c'est avancer sans visibilité
Dans le juridique, comme en randonnée, sans carte précise, on se perd plus facilement
Bonjour à toutes et à tous et bienvenus dans cette nouvelle édition de “L’Ascension des Legal Ops” !
Merci aux nouveaux abonnés qui ont décidé de rejoindre le côté de la Force. Plus nous serons nombreux à porter l’état d’esprit Legal Ops, plus il se répandra rapidement dans le reste de la galaxie juridique.
Et pour continuer de le faire grandir, n’hésitez pas à partager cette newsletter autour de vous:
Maintenant, place au sujet du mois:
Evoluer sans roadmap, c’est avancer sans visibilité
Evoluer oui, mais par où commencer
Les directions juridiques veulent évoluer, c’est un fait. Le nombre de celles qui se posent encore la question de savoir s’il faut évoluer a fortement diminué au cours des dernières années et des derniers mois.
La volonté est là.
J’observe une vraie envie de structuration, de digitalisation et d’amélioration qui ne concerne pas seulement les grandes directions juridiques mais aussi les plus petites ainsi que les petits cabinets d’avocats.
Mais la volonté ne suffit pas à répondre à une question récurrente et pourtant si simple: “On commence par quoi ?”
Ce qui semble prioritaire, urgent ou facile à changer ne l’est pas toujours.
Et ce qui paraît complexe ou lointain est parfois structurant et à faire passer en priorité.
Face à cette question, il y a une chose à ne pas faire:
❌ Suivre son intuition
Si elle peut parfois être utile au quotidien pour flairer une mauvaise clause ou un deal un peu bancal, votre intuition ne sera pas l’allié de votre projet de transformation, bien au contraire.
Le piège classique: confondre urgence, priorité et facilité
Lorsque l’on souhaite établir une roadmap, plusieurs éléments ont tendance à venir perturber ou biaiser notre réflexion. La pression du quotidien, qui nous empêche de prendre du recul. Les irritants visibles, ceux qui sont juste sous notre nez car on vient de s’y confronter sur un dossier. Les demandes bruyantes des métiers. La dernière réunion entre le juridique et les métiers au cours de laquelle ils ont fait part de leur mécontentement sur tel ou tel sujet. Ou cette impatience, non dissimulée, dans le dernier email reçu des opérationnels
Sans oublier bien sûr les outils qui promettent de “régler tous vos problèmes”, à coup de démo “wahou” lors d’un webinaire auquel vous avez participé pendant votre dernière pause déjeuner
Difficile avec tous ces éléments “perturbateurs” de garder la tête froide et l’objectivité nécessaire à l’élaboration d’une roadmap claire et précise.
C’est ainsi que beaucoup de projets Legal Ops démarrent par ce qui fait le plus de bruit.
Pas par ce qui a le plus d’impact.
On retrouve un peu la même chose que lorsque l’on veut se lancer seul dans un projet de transformation (sujet de ma précédente Newsletter ). Sous pression et sans cadre collectif, on a tendance à agir TROP VITE.
Prendre du recul avant d’agir
Face à la précipitation face aux bruits ambiants, il est plus que jamais essentiel de savoir prendre du recul.
Avant de transformer, il faut comprendre:
✅ Ralentir volontairement, observer ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré
✅ Faire un état des lieux honnête. Ne pas tenter de minimiser une situation ou d’en dissimuler une autre. Regardez les choses en face, de front et posez les avec toute la sincérité du monde (rien que ça)
✅Accepter une forme d’auto-critique constructive. Oui ce n’est pas un exercice facile, mais il est nécessaire pour avancer. A condition qu’elle soit constructive bien sûr. La critique, juste pour critiquer, ne sert à rien
C’est bien beau tout ça, vous allez me dire. Mais en pratique, il faut faire quoi pour vraiment prendre du recul ?
Voici une liste (non exhaustive) de ce que votre état des lieux peut contenir:
Vos process existants. Listez les, décrivez les, analysez les
Les outils en place. Legaltech, suite bureautique et ses différentes applications, ERP, bref tout ce que vous utilisez ou qui est à votre disposition. N’hésitez pas à interroger votre DSI pour cela. Vous serez peut-être surpris de découvrir des outils existants mais que vous n’utilisez pas (ils serviront ensuite pour la roadmap)
Vos irritants récurrents. Qu’est ce qui concrètement au quotidien vous fait ch***. Ou qu’est-ce qui vous fait suer au moins 😎 N’en omettez aucun, ils sont essentiels pour la suite
Les dépendances invisibles. Exercice plus compliqué mais qui a aussi son importance. Quel process a un impact sur ceci ou cela. Par quoi est conditionnée telle action de votre DJ. N’hésitez pas à faire un dessin ou un schéma si c’est plus simple.
Cartographier, ce n’est pas perdre du temps. C’est en gagner ensuite !
Ma méthodologie
Clarifier la situation et établir la roadmap.
C’est l’étape numéro 1 de presque toutes mes missions.
“Mais si j’ai déjà une roadmap ?”
Ah ah, bonne question. Alors, oui c’est une très bonne chose. Et je suis le premier à être ravi lorsque la DJ a déjà établi un premier projet de roadmap. C’est un signe de maturité et de bonne augure pour la suite.
❌ Mais ne croyez pas que je vais me reposer dessus les yeux fermés
Si vous avez déjà une roadmap, je vais vous questionner, vous challenger, vous confronter à elle, pour m’assurer que vous avez bien pris le recul nécessaire pour l’établir.
Souvent on confirme ensemble les points identifiés, mais on en découvre d’autres aussi. Car un regard extérieur est une prise de recul plus facile à faire.
Et si vous n’avez pas de roadmap, ça tombe bien, nous la construirons ensemble.
Je vous aide à poser vous poser les bonnes questions, à objectiver les ressentis et à sortir du “on fait comme on peut”.
L’audit (ou état des lieux) n’est pas un simple livrable, ou une étape administrative. C’est un outil de prise de recul collective.
Et au bout du compte, ce n’est pas l’audit en soi qui est important.
C’est ce qu’il permet de voir… et surtout de ne plus ignorer
Ce qu’on obtient concrètement: la roadmap
C’est encore un peu flou ? C’est normal, on pas encore évoqué ce que l’on obtient concrètement grâce à l’état des lieux.
Car oui l’audit n’est qu’un outil. Un outil qui permet de construire ce qui vous suivra tout au long de votre projet: : une ROADMAP !
La roadmap contient:
La stratégie (celle de l’entreprise et celle de la DJ)
Une analyse de vos “facteurs critiques de succès” (un mot technique pour désigner ce qui doit être bien exécuter pour atteindre votre mission et vos objectifs)
Une analyse “SWOT”
La liste des chantiers pour atteindre vos objectifs
Mais lister les chantiers ne suffit pas. Il faut les ordonner, les prioriser pour faire des arbitrages et obtenir une roadmap dans la durée.
C’est pour cela que pour chaque chantier, nous indiquons:
Son importance (et c’est là que vous découvrirez si votre intuition était bonne)
Son degré d’urgence (et c’est là ausi que vous découvrirez si votre intuition était bonne)
Sa complexité (et c’est là encore que vous découvrirez si votre intuition était bonne)
Son coût (et c’est toujours là que vous découvrirez si votre intuition était bonne)
Cela peut sembler lourd en apparence, en particulier pour une plus petite direction juridique ou un plus petit cabinet.
Mais cette étape est primordiale, quelque soit la taille de la structure !
Une roadmap n’empêche pas d’avancer. Elle empêche d’avancer dans la mauvaise direction (et de le regretter plus tard)
La vision long terme
Etablir la Roadmap permet une chose essentielle: avoir une vision long terme.
Trop souvent j’entends des responsables juridiques dire “ce serait quand même bien si tel outil communiquait avec tel autre…” Parfois c’est possible, heureusement, mais parfois pas. Ou alors moyennant un surcoût important.
Pourquoi ? Parce qu’au cours des dernières années, il ont empilé les outils pour répondre à ses besoins ciblés (un CLM par-ci, un EMS par-là ou encore des registres digitaux) mais sans vision d’ensemble, sans penser interopérabilité, data et évolutivité.
Résultat ?
Des données éparpillées
Des outils qui ne communiquent pas
Une forte dépendance technique
Des coûts à venir importants pour évoluer
Je ne leur jette pas la pierre. La technologie était ce qu’elle était à ce moment là et il ont eu au moins le mérite de vouloir avancer.
Beaucoup d’organisations paient aujourd’hui des décisions prises “vite”, sans imaginer ce qu’elles bloqueraient demain.
C’est ce que la roadmap permet d’éviter justement en:
visualisant les impacts en cascade
anticipant les dépendances
évitant les impasses techniques et organisationnelles
Même si certains chantiers sont fixés à plus tard. Vous savez qu’ils vont arriver. Vous pouvez en tenir compte, les anticiper dans votre nouvelle structuration.
Une roadmap n’est pas une contrainte. C’est une protection.
Elle ne dit pas ce que vous devez faire.
Elle vous aide à comprendre ce que vous êtes prêts à assumer… maintenant, et plus tard.
Etablir votre roadmap, ce n’est pas faire un détour dans vos projets, c’est un acte de lucidité, que vous ne regretterez pas !