Automatiser un flux, pas juste un document
Le vrai palier après vos premiers quick wins — et comment le franchir avec ce que vous avez déjà
Vous avez automatisé votre premier modèle de contrat
Ou votre NDA
Ou vos statuts types
Victoire 💪 Vraiment !
Mais le lendemain matin, une demande d’un prospect arrive par mail. Le brief est flou (« on veut créer une SAS, vous avez besoin de quoi ? »).
❌ Vous relancez trois fois pour obtenir les pièces.
❌ La relecture tourne en boucle entre deux personnes qui ne savent pas qui valide quoi.
❌ Et la signature… elle traîne.
Le document est automatisé. Le reste ne l’est pas. Et c’est le reste qui vous mange.
Si vous avez lu ma newsletter du mois d’avril sur l’automatisation sans budget, peut-être avez-vous déjà mis en place vos premiers quick wins:
✅ Templates
✅ Alertes sur les deadlines
✅ Registre dans Excel…
Et c’est déjà très bien.
Mais vous sentez que ça plafonne. Que le gain est réel mais limité. Que quelque chose coince encore.
Ce quelque chose, c’est le sujet de cette édition 👇
Le réflexe naturel (et pourquoi il vous freine)
Quand un premier quick win marche, le réflexe est d’en faire un deuxième. Puis un troisième. On automatise un document, puis un autre, puis encore un autre.
On juxtapose des points, sans tracer de ligne !
C’est un peu comme si vous changiez le moteur de votre voiture sans vous préoccuper de la route. Le moteur tourne mieux. Mais vous êtes toujours coincé dans les embouteillages. Les feux rouges sont toujours là. Les sens interdits aussi.
Le document produit, aussi bien automatisé soit-il, ne représente souvent qu’une étape sur dix, quinze, ou même parfois trente dans un parcours complet. Tout le temps gagné sur la production est absorbé par ce qui se passe avant (la collecte d’info, le brief, la qualification) et par ce qui se passe après (la relecture, la validation, la signature, l’archivage).
Et ça, aucun modèle ne le résout.
Le vrai problème n’est pas le document en tant que tel, c’est le flux dans lequel il s’inscrit.
Un flux, c’est quoi exactement ?
Ce mot vous fait peur ?
Il vous semble disproportionné pour décrire ce que vous faites au quotidien avec vos dossiers ?
Rassurez-vous, ce n’est pas un terme barbare et il s’applique à tous les professionnels du droit, quelle que soit le domaine d’activité, la taille de la structure ou l’organisation interne.
Un flux, c’est simplement le trajet complet d’une demande, d’un dossier. Du moment où quelqu’un dit « j’ai besoin de ça » jusqu’au moment où c’est fait, livré, classé, oublié.
Prenons deux exemples concrets.
Dans un cabinet d’avocats, une demande de conseil client, c’est (en gros) :
réception de la demande
qualification (c’est quoi le sujet, c’est urgent ou pas, qui s’en charge ?)
collecte d’informations
production de la note
relecture
validation par l’associé
envoi au client
facturation
Votre modèle de note de conseil, même parfait, ne couvre qu’une étape sur huit.
Dans une direction juridique, une demande de contrat par un opérationnel, c’est (en gros) :
réception de la demande (souvent un mail vague)
brief (souvent incomplet)
rédaction ou adaptation du contrat
négociation avec la contrepartie
validation interne
signature
archivage
Suivi post-signature
Le template de contrat ne couvre que la case « rédaction ». Le reste du chemin est fait à la main, par mail, sans suivi.
Quand vous prenez du recul et que vous regardez le flux entier, vous découvrez souvent que le goulot d’étranglement n’est pas là où vous le pensiez.
Ce n’est pas la rédaction qui prend du temps. C’est le brief mal fichu. Ce n’est pas la production qui bloque. Ce sont les allers-retours de validation. Ce n’est pas le document qui pose problème. C’est tout ce qu’il y a autour.
Et tant que vous n’avez pas vu ça, vous optimisez au mauvais endroit.
Dessiner avant d’agir
Alors comment on fait, concrètement ?
On dessine 👩🎨🎨🖌️
Oui, littéralement. On prend un tableau blanc, un paperboard, ou à défaut une feuille A3, et on dessine le flux. Chaque étape. Qui fait quoi. Avec quel outil. Combien de temps ça prend. Qu’est-ce qui bloque. Qu’est-ce qui génère du stress.
Pas besoin de Visio. Pas besoin de notation BPMN. Un schéma moche mais honnête vaut mieux qu’un process mapping joli mais jamais fait.
C’est exactement ce que je fais en atelier avec mes clients. Récemment, j’ai accompagné un cabinet de 3 personnes spécialisé en droit des sociétés. Leur quotidien, c’est beaucoup de constitutions de sociétés et d’approbations de comptes annuels. Des opérations qu’on imagine « simples » vu de l’extérieur.
On a dessiné ensemble le parcours complet d’un client qui vient pour une constitution puis qui confie au cabinet l’approbation de ses comptes annuels. Chaque micro-étape a été notée, sans en omettre aucune.
Résultat : entre 25 et 30 étapes. Pour un process que la plupart des gens imaginent tenir en 5 ou 6.
Et les irritants ? Pas la rédaction des statuts. La collecte d’informations auprès du client. Le stockage et le partage des documents entre les membres du cabinet. Le process de relecture et de validation (qui relit quoi, qui valide, dans quel ordre). La complexité du guichet unique. Et des outils que l’équipe utilisait tous les jours, qu’elle appréciait sincèrement… mais qui n’étaient pas adaptés au flux réel quand on le regardait dans son ensemble.
Microsoft To Do. C’était l’outil plébiscité par les 3 collaboratrices. Dans le brief initial, c’était même l’outil à conserver (éventuellement à améliorer) en cas de transformation. Mais lorsque l’on a mis à plat le flux dans son ensemble, elles se sont rendues compte que beaucoup d’étapes entrainaient une mise à jour de MS To Do, manuelle. Et donc autant d’étapes supplémentaires pour un résultat finalement mitigé. Car ce n’était pas une To Do figée qu’il fallait mais un outil pour suivre l’avancement de chaque dossier.
La communication était bonne. L’entente parfaite. Mais à la question “comment communiquez-vous les éléments ou étapes d’un dossier ?”, la réponse était floue. Pas de réunion hebdomadaire ou régulière. Pas de process clair. Et en creusant un peu le point en entretien individuel après l’atelier collectif, c’est devenu une évidence. L’absence de point régulier, entrainait une perte de fluidité dans les échanges et une charge mentale pour tout le monde. La bonne nouvelle: décider de faire un point régulier ne demande aucun investissement ! Juste une décision et un créneau dédié dans le calendrier.
Ce genre de découverte n’arrive que quand on prend le temps de dessiner. Pas quand on fonce sur le prochain outil.
Les trois pertes à repérer dans votre flux
Une fois le dessin posé devant vous, cherchez trois choses.
Les attentes. Où est-ce que le dossier dort ? En attente d’une info client qui ne vient pas. En attente d’une relecture qui traîne. En attente d’une signature bloquée dans une boîte mail. Repérez ces zones mortes. Ce sont vos vrais voleurs de temps.
Les allers-retours. Où est-ce que l’information fait des navettes ? Un brief incomplet qui revient, un document corrigé puis re-corrigé, une validation qui rebondit entre trois personnes. Chaque aller-retour est le symptôme d’un cadrage insuffisant en amont.
Les doublons. Où est-ce que la même info est saisie, vérifiée ou copiée plusieurs fois ? Le nom du client tapé dans le mail, re-tapé dans le contrat, re-tapé dans un registre. L’adresse vérifiée au Kbis puis recopiée à la main. Ces doublons sont invisibles à force d’habitude. Le dessin les rend évidents. De même que le temps qu’ils représentent.
Ne cherchez pas à tout identifier à la fois. Concentrez-vous sur ces 3 choses. C’est avec elles que vous ferez le plus gros du travail de fluidification après.
Le reste, c’est du détail, ça viendra dans un second temps.
Structurer avec ce que vous avez déjà
Vous avez identifié votre flux. Vous avez repéré les pertes. Maintenant, avant de chercher un nouvel outil, regardez ce que vous avez déjà sous la main.
Un formulaire (Google Forms, Microsoft Forms) pour cadrer la demande en amont. Plus de brief par mail. Un formulaire avec les bonnes questions, qui oblige le demandeur à fournir les infos dès le départ. Ça tue 80% des allers-retours.
Un dossier partagé structuré (SharePoint, Google Drive, Dropbox) avec une convention de nommage stricte. Un seul endroit où tout est rangé. Plus de « tu l’as envoyé par mail ou c’est sur le serveur ? » (je ne compte même pas combien de fois je l’ai utilisé ou entendu celle-là 🤣).
Des alertes et rappels automatiques pour les deadlines et les relances. Outlook, Google Agenda, ou Power Automate pour ceux qui sont sur Microsoft 365. Ça coûte rien et ça règle le problème des « j’ai oublié de relancer ».
Une convention claire sur qui valide quoi, dans quel ordre. Écrite. Partagée. Pas « tout le monde le sait » (parce que non, tout le monde ne le sait pas).
Rien de spectaculaire. Pas de logiciel à acheter. Juste de la rigueur et de la clarté appliquées au bon endroit.
Testez sur 10 dossiers. Pas plus. Ajustez ce qui frotte. Et seulement après, élargissez.
Et si un jour vous avez besoin d’un outil dédié ? C’est le bon moment pour l’évaluer. Quand votre flux est posé, documenté, testé. Pas avant. Acheter un outil sans avoir clarifié le flux, c’est mettre un GPS dans une voiture qui n’a pas de volant. La roadmap dont on a parlé en mars prend ici tout son sens.
La différence entre ceux qui « font de l’automatisation » et ceux qui transforment leur pratique ne tient pas au budget. Elle ne tient pas aux outils non plus.
Elle tient au regard.
Arrêter de voir des documents à produire. Commencer à voir des flux à piloter.
C’est un déclic. Pas une compétence. Et il peut arriver un mardi matin, devant un tableau blanc, avec un feutre et 30 minutes devant soi.
Que la Force du Legal Ops soit avec vous 🚀